Document Management System
Fiecare beneficiu este măsurabil și contribuie direct la securitatea, eficiența și conformitatea operațiunilor cu documente. Redu costurile și riscurile operaționale.
Toate documentele sunt criptate atât în tranzit, cât și în repaus, conform celor mai înalte standarde. Accesul este controlat granular, iar fiecare operațiune este înregistrată într-un jurnal de audit imutabil.
Protejează datele sensibile împotriva accesului neautorizat.Documentele sunt indexate automat pe baza tipului, datei, autorului și a cuvintelor cheie extrase. Căutarea full-text și filtrarea avansată permit regăsirea oricărui document în mai puțin de 2 secunde, indiferent de volumul arhivei.
Elimină pierderea de timp cu căutarea manuală în dosare fizice.Digitalizarea dosarelor de personal, a contractelor și a declarațiilor elimină necesitatea tipăririi și arhivării fizice. Departamentele de resurse umane pot gestiona integral documentele angajaților într-un mediu securizat, cu versiuni și istoric complet.
Scade costurile cu hârtia, tonerul și spațiul de stocare fizic.Sistemul include politici de retenție configurabile, ștergere automată a datelor după termenul legal și consimțământ explicit pentru prelucrare. Rapoartele de audit sunt generate automat pentru a susține orice inspecție internă sau externă.
Evită amenzi și sancțiuni prin respectarea strictă a reglementărilor.Contractele și facturile sunt direcționate automat către persoanele responsabile, cu notificări și termene limită. Semnătura electronică avansată integrată elimină hârtia și întârzierile birocratice, iar istoricul deciziilor este complet transparent.
Accelerează procesele de aprobare cu până la 70%.1. Scanare industrială: documentele sunt procesate cu OCR și clasificate automat. 2. Indexare și validare: metadatele sunt extrase și verificate, iar facturile sunt asociate cu furnizorii și comenzile. 3. Arhivare securizată: documentele sunt stocate criptat, cu acces controlat și backup automat.
Transformă o arhivă fizică într-o bază de date căutabilă în mai puțin de o săptămână.Comparativ cu soluțiile generice de stocare sau arhivarea fizică, TitanDoc oferă un nivel de securitate, viteză și conformitate pe care companiile mari îl cer. Nu este doar un sistem de fișiere – este un DMS construit pentru fluxuri de aprobare, indexare prin metadate și criptare end-to-end.
Toate documentele sunt criptate cu AES-256 atât în tranzit, cât și în repaus. Accesul este controlat pe bază de roluri, iar fiecare acțiune este înregistrată într-un audit trail imutabil. Spre deosebire de soluțiile cloud generice, TitanDoc rulează pe infrastructură dedicată, cu posibilitatea de a stoca datele exclusiv în România.
Documentele nu sunt doar scanate, ci și clasificate automat pe baza tipului de conținut, a datei, a departamentului și a altor câmpuri configurabile. Căutarea full-text și filtrarea după metadate reduc timpul de regăsire de la ore la câteva secunde. Alternativele bazate pe foldere ierarhice nu oferă această flexibilitate.
Politicile de retenție automate și ștergerea sigură a datelor după expirarea termenului legal asigură conformitatea cu GDPR. Departamentele de resurse umane pot elimina complet dosarele fizice, reducând consumul de hârtie cu până la 90%. Spre deosebire de arhivarea tradițională, TitanDoc oferă acces instantaneu și control complet asupra ciclului de viață al documentelor.
Contractele și facturile nu mai circulă pe hârtie între birouri. Fiecare document trece printr-un workflow configurabil, cu notificări automate și semnătură electronică avansată. Istoricul versiunilor și al deciziilor este păstrat integral, facilitând auditul intern și extern. Soluțiile concurente necesită integrare manuală sau module suplimentare.
Echipamentele de scanare industrială procesează până la 100 de pagini pe minut, cu recunoaștere OCR și clasificare automată. Arhivele fizice de facturi, contracte și dosare de personal sunt transformate în date structurate, gata de căutare și analiză. Rata de eroare este minimă, iar timpul de procesare este de zece ori mai mic decât în cazul scanării manuale.
Peste 50 de companii din România, inclusiv firme din domeniul financiar, juridic și logistic, utilizează TitanDoc pentru arhivarea digitală securizată. Feedback-ul constant și rata de retenție a clienților de peste 95% confirmă că soluția noastră răspunde cerințelor reale de securitate, viteză și conformitate.
Răspunsuri clare despre securitatea datelor, conformitatea GDPR și pașii concreți pentru digitalizarea arhivelor de facturi.
Sistemul este conceput pentru arhivarea digitală securizată a documentelor de birou: facturi, contracte, dosare de personal, rapoarte financiare și orice alt document care necesită păstrare pe termen lung. Nu sunt acceptate documente medicale sau fișiere cu caracter personal sensibil neprevăzut de politica de retenție.
Toate documentele sunt criptate end-to-end cu algoritmul AES-256. Accesul este controlat pe bază de roluri și autentificare multi-factor. Fiecare operațiune este înregistrată într-un jurnal de audit imutabil, iar datele sunt stocate pe servere localizate în România, conforme cu cerințele GDPR.
Primul pas este scanarea industrială a documentelor cu ajutorul echipamentelor recomandate de TitanDoc, la o viteză de până la 100 de pagini pe minut. Al doilea pas constă în indexarea automată prin metadate extrase cu ajutorul OCR-ului integrat, care clasifică fiecare factură după număr, dată, furnizor și sumă. Al treilea pas este încărcarea documentelor indexate în sistem, unde sunt criptate și disponibile pentru căutare rapidă, fără a mai fi nevoie de hârtie.
Fiecare contract este tratat ca un document cu acces restricționat. Politicile de retenție sunt configurabile per departament, iar ștergerea automată a datelor după expirarea termenului legal este garantată. Jurnalele de acces și versiunile documentelor sunt păstrate pentru audit, fără a stoca informații suplimentare neautorizate.
Nu, puteți începe cu scanerele de birou existente. Pentru volume mari de documente, TitanDoc oferă parteneriate cu furnizori de echipamente de scanare industrială, dar software-ul funcționează și cu dispozitive standard. Tot ce trebuie este o conexiune securizată la internet și un browser modern.
Implementarea completă, de la configurarea workflow-ului până la integrarea cu semnătura electronică, durează între 2 și 4 săptămâni, în funcție de complexitatea departamentelor implicate. Echipa noastră tehnică asigură instruirea utilizatorilor și testarea fluxurilor înainte de lansare.