Portal de onboarding pentru clienti

Departamentul de resurse umane al unei companii cu peste 1.200 de angajați gestiona lunar peste 4.500 de documente de personal: contracte individuale de muncă, acte adiționale, fișe de pontaj, cereri de concediu și rapoarte de evaluare. Arhiva fizică ocupa 120 de metri liniari de rafturi, iar timpul mediu de regăsire a unui document era de 18 minute. Mai mult, procesul de aprobare a unui contract nou dura în medie 5 zile lucrătoare din cauza circuitului manual între HR, juridic și management.

Compania dorea să reducă timpul de regăsire la sub 30 de secunde, să elimine complet hârtia din fluxurile de aprobare și să asigure conformitatea cu GDPR prin criptarea datelor personale și jurnale de acces detaliate.

Abordarea propusă

Am propus implementarea unui portal de onboarding digital care să integreze toate cele trei module TitanDoc: arhivare securizată, flux automat de aprobare și scanare industrială. În loc să digitalizăm doar documentele existente, am construit un sistem care să preia automat noile documente de la momentul creării lor.

Pașii esențiali pentru digitalizarea arhivei fizice de facturi au fost:

• Scanarea industrială a celor 85.000 de facturi istorice cu ajutorul unui echipament de mare viteză (100 de pagini/minut) și aplicarea recunoașterii OCR pentru extragerea automată a metadatelor: număr factură, dată, furnizor, sumă și cod fiscal.
• Indexarea documentelor într-o structură ierarhică pe baza metadatelor extrase, cu posibilitatea de căutare full-text și filtrare după orice combinație de câmpuri. Fiecare document a primit un identificator unic și un hash criptografic pentru integritate.
• Configurarea politicilor de retenție automate: facturile mai vechi de 5 ani au fost marcate pentru ștergere sigură, iar cele cu valoare fiscală au fost păstrate conform termenelor legale, cu notificări automate către departamentul financiar înainte de expirare.

Implementarea

Implementarea a durat 14 săptămâni și a implicat trei echipe: una pentru migrarea datelor, una pentru configurarea workflow-urilor și una pentru integrarea cu sistemul ERP existent. Am instalat un scanner industrial în sediul central, conectat direct la platforma TitanDoc. Fiecare document scanat a fost criptat cu AES-256 înainte de stocare, iar accesul a fost controlat pe baza rolurilor: HR poate vedea doar documentele de personal, juridic doar contractele, iar managementul are acces doar la rapoarte agregate.

Pentru fluxul de aprobare a contractelor, am configurat un workflow cu trei etape: inițiere de către HR, verificare juridică și aprobare finală de către directorul de departament. Fiecare etapă generează notificări automate și păstrează un istoric complet al deciziilor. Semnătura electronică avansată a fost integrată pentru documentele care necesită aprobare formală.

Rezultatele obținute

După 6 luni de funcționare, timpul mediu de regăsire a unui document a scăzut la 12 secunde. Procesul de aprobare a unui contract nou durează acum maximum 8 ore, iar 92% dintre contracte sunt aprobate în aceeași zi. Consumul de hârtie în departamentul HR s-a redus cu 94%, iar costurile de stocare fizică au fost eliminate complet.

Auditul extern a confirmat conformitatea cu GDPR: toate datele personale sunt criptate, jurnalele de acces sunt păstrate timp de 3 ani, iar politicile de retenție sunt aplicate automat. Compania a raportat o economie anuală de 47.000 de euro doar din reducerea timpului de regăsire și a costurilor de tipărire.